Czym właściwie jest ECM?
Enterprise Content Management (Zarządzanie Treścią Przedsiębiorstwa) to system służący zapanowaniu nad całym cyklem życia niemal każdego dokumentu pojawiającego się w firmie. Wyobraź sobie cyfrowy, nieskończony i inteligentny segregator. Obejmuje on skanowanie dokumentów papierowych (pism, umów), nadawanie im atrybutów oraz bezpieczne przechowywanie na serwerach z możliwością natychmiastowego odszukania ich przez wyszukiwarkę (np. po PESELu czy NIPie).
Od momentu, w którym dokument powstaje lub trafia do firmy, ECM dba o to by miał przypisanego odpowiedniego właściciela, był sklasyfikowany i udostępniany tylko na żądanie osób z nadanymi restrykcyjnymi uprawnieniami.
W czym jest to przydatne dla firmy?
W tradycyjnym biurze znalezienie konkretnej archiwalnej umowy sprzed trzech lat zazwyczaj polega na oddelegowaniu pracownika do przeszukiwania pudeł w archiwum i stracie minimum kilkudziesięciu minut. Dokumentacja może też zaginąć lub ulec zniszczeniu na skutek np. zalania szafek. W ECM jedno zapytanie, w oparciu o słowo klucz, przeszukuje bazy podając nam ten plik PDF błyskawicznie na ekran naszego urządzenia niezależnie skąd pracujemy.
Korzystają z tego działy prawne, księgowe i HR, zachowując spójność procedur bez odrywania się od kluczowych rzutujących na sukces przedsiębiorstwa zadań.
Jakie są korzyści z wdrożenia tego rozwiązania?
- Błyskawiczny dostęp do informacji - znalezienie kluczowej umowy zajmuje sekundy zamiast godzin z pominięciem fizycznego przeszukiwania archiwum.
- Eliminacja gubienia pism - z digitalizacją mamy 100% pewności, że każdy podpięty dokument znajduje się i będzie znajdował dokładnie pod przypiętymi atrybutami, bez ryzyka utracenia przy ewentualnej rotacji pracowników.
- Bezpieczeństwo i retencja danych - system czuwa nad dostosowywaniem do reguł takich jak RODO, uniemożliwiając niepowołany dostęp i wymuszając niszczenie dokumentów, po upłynięciu nakazanego prawnie okresu przedawnia/archiwizacji.
- Redukcja kosztów - brak konieczności zakupu papieru biurowego w dużych ilościach czy obsługi fizycznej archiwów odciąża budżet przedsiębiorstwa z niepotrzebnych miesięcznych rat, dając gigantyczny zwrot z inwestycji (ROI).