Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi?
Każda firma – mała i ta największa korporacyjna – wykonuje codzienne procesy. Obieg faktury kosztowej od momentu otrzymania jej od kuriera przez wpis do systemu do akceptacji zarządu. Zrealizowanie zamówienia produkcyjnego na zapytania z działu obsługi klienta. Akceptacja wniosku urlopowego. Systemy BPM (Business Process Management) modelują te cykle na platformie online jako wyraźne ścieżki przejść (tzw. Workflow).
Zamiast biegać z teczką z pokoju do pokoju lub przypominać kolegom na komunikatorach czy zaakceptowali dokumenty, system kieruje zadania z góry wytyczonym po etapie decyzyjnym z dokładnością maszyny. Pracownik dostaje jedynie powiadomienie że „czeka na niego zadanie”.
Dlaczego jest to przydatne i kluczowe dla firm?
Firmy tracą dziesiątki tysięcy roboczogodzin na tzw. "przerzucanie się papierami". BPM zastępuje e-maile jako nośnik procesowania zadań (np. "W temacie wiadomość: Pilne, Czy zgadzacie się na budżet?"). W systemie widać przejrzyście kto przetrzymuje zadania – na jakim etapie dana praca się zatrzymała z przypisanym terminem realizacji SLA (Service Level Agreement).
Krótko mówiąc – BPM zamienia panujący chaos w precyzyjny taśmociąg komunikacyjny dla usług biurowych lub technicznych, dając liderom poczucie całkowitego panowania nad organizacją nad którą odgórnie sprawują kontrolę z poziomu jednego pulpitowego centrum dowodzenia.
Jakie są namacalne korzyści z wdrożenia?
- Zlikwidowanie przysłowiowych gardzieli (tzw. bottlenecks) - monitoruj dzięki systemowi w jednym kliknięciu, na jakim etapie znajduje się akceptacja kluczowych projektów i szybko eskaluj zaległości.
- Uwolnienie czasu pracowników - koniec pisania wiadomości z pytaniami o status wykonania – wszystko toczy się automatycznie wraz z zapisaną chronologią interwencji z pełną historią audytową.
- Spójność i powtarzalność - wdrażając nowego pracownika nie musisz powtarzać mu co ma zrobić z drukiem po wypełnieniu, gdyż sam system zabroni mu wcisnąć nieprawidłowy pod tym względem formularza guzik i przejścia kroku nie opiszając tego kroku błędem po prostu podając plik odpowiedniej do tego typu roli oddelegowanej osobie.
- Agilne decyzje w firmie - z perspektywy prezesa skrócisz czas podjęcia decyzji finansowych o zapłatę lub kredyty przez przejrzystość podawanej formy, gdyż otrzymasz wszystko co potrzebne, wyliczone pod swoim jednym przyciskiem "Akceptuj".